電子メール（Outlook Express）の基本設定

■電子メール（Outlook Express）の基本設定を確認しよう。

　残念ながらOutlook Expressはコンシュマー向けのメールソフトで、学術・ビジネス向けではないメールソフトです。できれば無料で使える優秀なメールソフトやOutlookより使い易いく強力なメールソフトもありますのでそちらのご利用をお奨めしますが、もしOutlook Expressをビジネスなどでご利用の場合は以下の基本設定をご確認ください。

・メールの送信形式の設定
・一行の文字数の設定
・エンコードの設定
・フォントの設定
・メッセージIDの設定
・開封確認の設定

■メールの送信形式：テキスト形式に設定しよう

　電子メールは必ずテキスト形式で送信しましょう。Outlook Expressでは、標準だと形式がHTMLになっています。これでは、相手が使っているソフトによっては、正しく表示されません。正しく表示されない事例

　こんな場合HTMLメールは「迷惑なメール」の１つにしかなりません。特に企業関連や学術関係者にメールを送るときは要注意です。ウイルス対策とか、UNIXベースだとかで標準メールソフトがHTML形式に対応していない可能性が大きいからです。

　ビジネスで使う場合はHTML形式は不要と心得、必ずテキスト形式で送付するようにしましょう。

　HTMLメールを断りもなく送付する人は、
　・受信者の事を全く考えていない。
　・受信者のお金と時間と資産を無駄に浪費している。
　これらのことから、
　"送信者＝身勝手な人（身勝手な会社）"と、呼ばれる事もあります。

■1行の文字数

　基本的に1行の文字数は半角80字（全角40字）以下とすべきです。できれば引用などの事を考慮して、半角７０字（全角３５文字）程度にしましょう。（注：ネチケットガイドラインでは半角65字となっている。）

■エンコードの設定

　文字化けがおこる場合はエンコードの設定に誤りがある場合が多い。

■テキスト形式、1行の文字数、エンコードの設定

メニューバーの「ツール」＞「オプション」をクリック

「送信」タグ＞「送信」の「受信したメッセージと同じ形式で返信する」のチェックを外し、「メール送信の形式」で「テキスト形式(P)」を選択する。「テキスト形式の設定(E)」をクリックすると「テキスト形式の設定」が開く。

文字化けがおこる場合は「エンコードの設定(G)」（青で囲んでいる部分）で「日本語(JIS)」になっているか確認する。

「メッセージ形式」＞「MIME」にチェックし、「エンコード方法」を「なし」に設定。
「8ビットの文字をヘッダーに使用する」のチェックを外す。
「送信時に自動的に文字列を折り返す」を「76」文字目でに設定
「返信や転送をする場合、元のテキストをインデントする」をチェック（レ点）。

テキスト形式の「OK」＞オプションの「OK」を順に押すして終了。
これでテキスト形式に設定される。

■フォントの設定：等幅（等ピッチ、固定ピッチ）フォントを使おう

　HTML形式が標準のOutlook Express ではフォントのデフォルト（初期）設定が不等幅フォント（MS Pゴチックなど）になっています。不等幅フォントですと、文中に表などがあった場合、崩れて読みにくいかもしれません。
　日本語でメールを送受信する場合は、メールソフトのフォントは等幅フォントに変更する事をお奨めします。

不等幅フォント表示	等幅フォント表示

■等幅フォントで表示する

表示を等幅フォントにするには、「表示」＞「文字のサイズ」＞「等幅」をチェックする。

■等幅フォントを使う

メニューバーの「ツール」＞「オプション」

「読みとり」＞「フォント」

「プロポーショナルフォント」の▼をクリックしてMSゴチック（などの等幅フォント）を選ぶ。

送信するメールのフォントを設定するには、同様に「ツール」＞「オプション」＞「作成」から作成字のフォントの「フォントの設定」でフォントを変更する。

「OK」を押して確定。

■メッセージＩＤ問題

　残念ながら、Outlook Expressでは正しいメッセージＩＤをつける事はできません。例えば、
Message-ID: <003601bfc5f2$6bd87a90$69bea8c0@inaba.co.jp>
の様なＩＤとなり、一意性が確保できないIDとなります。この Message-ID: はOutlook Expressが自分で付けているもので、しかも正しくない形式です。
例えば正しいMessage-IDは以下のような形になります。

<200005291052.TAA18678@inaba.co.jp>

　したがって、「メールを出すからにはインターネットのルールを守るべきだ」という考えの人から見れば、Outlook Expressでメールを出す（又はマナー違反のメールを出す）というのは、その人またはその会社のモラルやスキル、技術力などがあまり高くないことの証拠とみなされます。結果として、Outlook Expressを使うことによってそれらの事柄、すなわち「Outlook Expressでメールを出したために相手から非難、あるいは拒否が発生する」場合があります。

■メッセージＩＤを正しい形に（近く）なるようにする

＊サーバーによっては設定を変更しても正しい形にならない場合もあります。

コントロールパネル＞ネットワーク＞TCP/IPを選んで「プロパティ」

「ＤＮＳを使う」に設定、「ホスト」は、メールアドレスの前半分（＠マークの左側）を入力、ドメインは、メールアドレスの後ろ半分（＠マークの右側）を入力する。
「ＤＮＳサーバーの検索順」は、プロバイダのプライマリとセカンダリのＤＮＳサーバーのＩＰアドレスを「追加」する。

「OK」を押して再起動。

■開封確認はやめよう

　電子メールには相手が受け取ったかどうかの確認できるシステムが基本的にはない、その為、メールマナーとして返信を必ずすることが大切。

　 Outlook Express 5 には「開封確認メッセージ」機能があるが、受信者がOutlook Express 5以外のメールソフトの場合や携帯電話などでメールを読み書きしている場合は全く意味がない（永久に開封確認メッセージは送られてこない）し、メールソフトやサーバーによっては誤作動を誘引する原因にもなるし、単純に考えてトラフィックが2倍になっる。それに受信者に返信を強要している（強要されている）ようで気分も悪い。設定を外しておくことをお奨めする。

　普通、メールマナーを守る人ならば、読めば（同報[CC、BCC]の場合は除く）受信報告の返事をくれるはずだし、返事が必ず欲しいのならメールにその旨を記述すればいい。にもかかわらず返事をもらえない場合は、メールの内容（DMと勘違いされる件名・内容、読みにくい記述、マナー違反など）、メールソフトの設定（HTML形式、文字コード、エンコードなど）、メールアドレスなどの記述、に間違いがないかどうかをまず確認した方が良い。

　又、こちらが受信者の場合、意図せずに開封確認メッセージが送られてしまう事になり、メール（購入するなら開封確認メッセージを送ってください。や、DMリスト作成や個人情報の収集の為に適当なメールアドレスへランダム送信する場合など。）によっては危険でもある。もし意図せずして開封確認メッセージを要求されたら必ず「キャンセル」しよう。

■開封確認メッセージの設定

　メニューバーから「ツール」＞「オプション」＞「確認メッセージ」で「送信するメッセージすべてに対して、開封確認メッセージを要求する」のレ点を外す。「開封確認メッセージを送信しない」にチェックを入れる。「適用」を押す。