■マナーの重要性
日本では家に上がるには靴を脱ぐのがマナーですが、欧米では異なります。これらをカルチャーギャップと言いますが、インターネットの世界も我々の日常の生活とは異なるマナーがあります。他人の家に土足で上がるようなまねをしないためにもマナーに関するきちんとした知識を持つことをお奨めします。
又、時には「マナー違反のメールを出す＝その人またはその会社のモラルが低い（反社会的）。スキル（知識、技術力）などが低い。」として非難や選別の対象とされる場合もありますのでご注意ください。
■電子メールのマナーの特異性
人と人とのコミュニケーションの道具としてインターネット上の電子メール（以下メールと略す）を利用する場合、守るべきマナーは次の3点に大別できます。
(1)文面に表出する、意志の表現方法
(2)ソフトウェアの利用方法及び注意
(3)ネットワーク・インフラ利用上の注意
(1)については通常の手紙（いわゆる"郵政省メール"）で知識や経験を得ているものと思われますが、メール初心者にとってはじめて触れる(2)と(3)についてはどういう物か判らないのが実状でしょう。
又、(3)に関連して手紙のマナーとメールのマナーで異なる点もあり、それらが障害となってしまっています。
ここでは、代表的だと思われるいくつかのメールマナーについて記載しておきますので、しっかり読んで、お互いに気持ちよくメール交換を行いましょう。
・1行の文字数
・空白行の挿入
・半角カタカナ
・記号（機種依存文字）
・返信
・チェーンメール
・添付ファイル
・HTMLメール
・件名、挨拶、宛名、署名
・引用
■1行の文字数：半角70字くらいで改行しよう
テキスト型式のメールは、基本的に文字ばかりで、その文字も均一の大きさ・スタイルですから、だらだらと書くととっても見にくいものになります。又、最近のメールソフトであれば自動的にウィンドウの右端で折り返してくれますが、改行が出てくるまで延々右にスクロールさせていかないと文書が読めないメールソフトもなかにはあります。
それらの問題点と読みやすさや返信時の引用のことを考えて、だいたい半角70字（全角35字）くらいで改行しましょうというのが通例です。きっちり70字でなくてもかまいません（単語の途中で改行すると逆に読みづらいです）ので、70字未満で改行するようにしましょう。
＊設定方法は1-1に記載
■適度に空白行を入れよう
半角70字くらいで改行を入れようというのももちろんですが、行と行と間にも適度にスペースを空けてやると読みやすくなります。どれくらいで入れるかは好みでいいと思いますが、段落と段落の間なんかに入れてあげるといいでしょう。
但し空白行をあんまり入れすぎると、文章が長くなって、逆に読みにくくなる場合もありますので注意が必要です。
■半角カナ（カタカナ）は使わない
メールマナーというは慣用的なものですが、中には「絶対におこなってはならない。」ものもあります。この「半角カタカナは使わない」というのもそのうちの１つです。なぜ絶対だめなのかというと、メールを送った相手によっては文字化けを起こして、全然読めなくなってしまうし、場合によってはメールサーバーに支障をきたすからです。
| 半角と全角 感覚的には、半角は英数字やカタカナなど、日本語入力ソフトウェア(IME又はFEP)を使わずに入力できる文字、全角はIMEを使って入力できる文字、で区別できる。但しIMEを使って半角に変換することもできるので注意。 半角／全角という呼び方は元々は印刷用語で、正四角の活字を全角、半分の字幅の活字を半角（２分活字）と呼ぶ。のちにJIS B0191 の "日本語ワードプロセッサ用語" という規格でまとめられる。 |
■使える記号と使えない記号
「半角カナは使わない」と同じように、注意したい物がこの記号です。箇条書きにするときや、文書にちょっとアクセントをつけるときなどに記号を使うと便利ですが、中には半角カナのように文字化けを起こしてしまうものもあります。
半角カナはインターネット（UNIX）での注意事項ですが、記号はネットワーク以外でも発生する注意事項です。WordやEXCELを使う時にこれらの記号を使っていると、WINDOWS以外のOSで動作しているPC（DOS、Mac OS、OS2、UNIXなど）では全く読めない状態になります。
下に、よく使われる記号で、使えるものと使えないものをまとめてみましたので参考にしてください。
| 使える記号 | 使えない記号 |
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■返信はできるだけ書こう
依頼や質問などのメールが来たら、すぐには返事ができなくても、とりあえずメールが届いていることだけでも相手に伝えておいた方が親切です。でないと、相手はメールがちゃんと届いたのかどうかもわかりません。
■チェーンメールは放置or削除しよう
いきなり知らない人から「他の人にも転送してあげましょう」というような内容のメールを受け取ったら、まずチェーンメールと思って間違いありません。知らない人だけでなく、チェーンメールのことを知らない、自分のメール友達から転送されてくることもあります。
チェーンメールの指示に従って、みんながメールを転送し始めると、メールのやりとりされる量が増大し、メールサーバーにとても負担がかかります。メールがなかなか届かないということになったり、ひどいときにはメールサーバーが止まってしまうこともあります。ですから、チェーンメールだと思われるメールがきたら、そのままごみ箱に「ポイ」するのが一番冴えたやり方です。
■添付ファイルは大きさを考えて
添付ファイルを使えばコンピュータ上で扱うどんなファイルでも簡単に送ることができます。時間もお金もあまりかけずに、簡単にデータをやりとりする手段として活用している方も多いかと思います。しかし、何でも送れるからといって、何でも送っていいというわけではありません。
特に、添付ファイルの大きさは重要で、あまり大きなファイルを送ると、自分が送るときにも時間がかかるし、相手が受け取るときにも同じくらい時間がかかります。ですから、あまり大きなファイル（30KB以上）を送ると迷惑になります。どうしても送る必要がある場合は、あらかじめ相手に了解を取っておくなどの対応をとっておきましょう。
メールサーバーの個人用領域はだいたい５〜１０MBぐらいになっています。メールサーバによっては負荷を押さえる為に受け取るメールのサイズを制限（1MB程度）しているところもありますから、それ以上の大きなファイルを送ってもエラーになってしまいます。メールを送る前にそれらの制限事項の有無を確認しておきましょう。
*添付ファイルの使い方は 2-2 参照
■HTMLメールは相手に確認してから
HTMLメールを利用すれば、文字に飾りをつけたり、図を入れたりと、文字だけのメールにはない華やかさを演出することができますが、誰にでも送っていいものではありません。
気をつけないと、相手から苦情を言われてしまうこともないとは言えないし、ビジネスではまず使う必要もありません。
● １つ目の理由 ●
相手の使っているメールソフトによっては、HTML形式のメールが開けないことがあります。又、携帯電話ではNGです。ただし、HTML形式のものといっしょに、テキスト形式のものを送っておけば、テキスト形式の方が表示されるので、メールの内容はなんとかわかる場合もあります。
HTMLメールが標準になっていない今現在では、HTMLではなくテキストメールを送るようにするのが基本です。
● ２つ目の理由 ●
HTMLメールはどうしてもファイルが大きくなってメールを送受信するのに時間がかかってしまいます。時間がかかるのを嫌う人もいらっしゃいますし、HTMLが表示できないメールソフトだと表示もされない不必要なパケットを受信することになり、受信料金もかさんでしまいます。
■挨拶・件名と署名を忘れずに
■件名
本文は人間が読む為のものですが、ヘッダはコンピュータがメールの処理に使う為のものですので、別々に考えましょう。メールソフトやサーバーによっては件名（Subject）が表示されない（文字化けする）場合もあります。本文にも件名を書いてあげるようにしましょう。
もともと件名（Subject）には日本語は使わないというルール（？）がありました。したがって本来は件名(Subject)を半角英数字で記述し、本文内に別途日本語で件名を記述するのが正しいマナーです。
ですが、実際には件名でメールを仕分けする場合などには整理しづらくなりますし、件名（Subject）が英文だと受け取る相手によっては問題が発生する場合もあります。又、ネットワーク技術者の努力によって昨今ではSubjectに日本語を使用してもほぼ問題にならない状況になっていますので、件名（Subject）の日本語表記に関しては本文中に件名を明記する事を前提にここではケースバイケースとするに留めます。
後、複数の要件があるときは１つのメールに複数の要件を書くより、１つのメールに１つの要件として要件分の複数のメールを送った方がベターです。その方が後で整理したり呼び出したりする時に利便性が増すからです。
■挨拶・宛先
電子メールでなくても挨拶は大切。スピードをモットーとする電子メールに時候の挨拶は不要ですし、料金もかさむので嫌われますが、呼びかけの「相手の名前or組織名」は誤配を防ぐ為にも入れておくことをお奨めします。又、「こんにちわ」や「毎度お世話になります」程度の挨拶もいれるようにしましょう。
■署名
電子メールの最後に署名を入れるのはとっても大切。署名はそのメールが誰から送られてきたのかはっきり表示させるものであるのと同時に、そのメールの最後を表示するものだからです。
通信事情が良くない場合などエラーで回線が切られてしまう場合がありますが、署名があれば全文を受信できた事がすぐ判ります。
署名をいちいち入力するのが面倒であれば、メールソフトによっては自動で記入してくれるので活用しましょう。（ 2-1 参照）
ビジネスでメールを使う場合、メールをプリントアウトして使う事もまだまだ多くあります。そんなときの為にも、件名、宛先、署名は必ず本文にも記入しておきましょう。
■引用は控えめに
メールを返信する時に元メールを引用すると何に関する返信メールか内容が分かり易くなります。しかし、便利だからと言って全文引用してしまうとデータ量が多くなってしますのでできれば避けましょう。引用は要点だけに留めておくのがスマートなやり方です。
全文引用した上で本文は１行程度の返信もたまに見かけますが、こんなメールしか送ってこない人は仕事も得てして「手抜き」になりがちです。
ずぼらな印象を相手に与えてしまう全文引用は避けましょう。
| 引用符の意味 通常は禁則処理で行頭には来ないはずの記号が行頭に来る事で、この部分は通常の文では無い（自分以外の人の発言、文章などである）事を表し、追い込みを行なうようなツールでは追い込みを抑制する効果を期待します。 |