電子メールと言っても手紙と基本的には変わりません。普通のビジネス文書と同じ要領で入力します。が、電話と手紙の中間のような機能を持つ電子メールではくどい文章は不適切です。簡潔で、要件をはっきり伝える文章を心がけましょう。
| １． | 分かり易いタイトル（件名） メール本文を見なくても件名だけで内容が判るような物にしましょう。「こんにちわ」「はじめまして」などという件名は論外です。 又、件名は件名欄（Subject）と本文内(Body)の両方に記入しましょう。 ＊件名欄（Subject）は半角英数字以外は文字化けする場合がある。 尚、複数の要件があるときは１つのメールに複数の要件を書くより、１つのメールに１つの要件として要件分の（複数の）メールを送るようにしましょう。受け取った相手が、後で整理したり呼び出したり返信する時に便利だからです。 |
| ２． | 宛先 誰宛の電子メールなのかきちんと記しましょう。 特に電子メールの場合ちょっとした操作ミスで、全然知らない人や、関係無い人に送信されてしまうことがあります。必ず本文にも宛先を明記しましょう。 |
| ３． | 挨拶 当たり前と言えば当たり前ですが、手紙を書くことが少なくなった為か忘れる方も多いようです。挨拶の無い投げやりな文章は、もらった方は気持ちの悪い物です。挨拶は忘れずに記入しましょう。 尚、電子メールでは冗長的な傾向になる「時候の挨拶」などは嫌われます。挨拶は失礼のない程度に留めておきましょう。 |
| ４． | 要件は簡潔に ５Ｗ１Ｈで要点を整理しましょう。また、内容が判る範囲でなるべく短めにしましょう。 電子メールは研究者間の情報交換という実用的な目的で開発された技術であることから、電子メールマナーも自然と実用性や効率を重視したものとなっています。 |
| ５． | 段落で区切ろう 電子メールは文字のコミュニケーションです。だらだらと書き綴るのではなく、区切り区切りを明確にして読みやすくしてあげましょう。 |
| ６． | 1行は７０文字で改行しよう メールソフトにもよりますが、1行７０文字（半角の場合。全角の場合は1行３５文字。）程度で改行してあげましょう。格段に読みやすくなります。 |
| ７． | 自分の名前はきちんと署名 （プライベートな）連絡先までは（セキュリティ的にも問題［特に女性］なので）きちんと書かなくてもOKですが、社用の場合はe-mailアドレスや会社名、セクションなどは必須。 |
| ８． | 返信を送ろう 電子メールをもらったら、受け取った旨を必ず返信しましょう。すぐに返信できないような内容の物のであれば、「受け取った。内容に関しては検討して後日回答する。」と言う程度の物でもかまいません。 |
