電子メールと言っても基本は普通の手紙と変わりありません。ただ記入する物が紙からコンピュータなどの電子機器に変わり、郵便配達人の代わりに電子ネットワーク（インターネット）が配達するだけです。
ここでは電子メールでは忘れがちな署名と宛先、件名のマナーと自動で署名を記入する方法を説明します。
本文にも必ず宛先を記述しよう。
電子メールではヘッダ(*1)部分に宛先や件名（サブジェクトSubject）が記述されています。電子メールソフトによってはこれが表示され、誰から何の要件のメールが来たのかがわかるようになっています。でも、だからと言って本文に何も記述しないのはNG。
もし本文にも宛先が入っていない場合、内容によっては本当に自分宛のメールかどうかがわからない場合があります。特に電子メールの場合は、メールアドレスを１字ミスタイプする事で全く異なる宛先へ届いてしまいます。そのメールが誤配で無いことを明らかにする為に本文にも宛先を明記しましょう。
| *1 | ヘッダ | 手紙で言えば封筒に当たる部分。送信者名や送信時間、宛先、件名などが記述されている。メールサーバはここに記述されている内容を元に電子メールを仕分けする。 |
件名（Subject）の付け方には注意しよう。件名はわかりやすいメール内容の要約的な物としよう。
よくあるのが、「○○からのメール」とか「こんにちわ」「はじめまして」「質問」「返信」などでメールの内容が何なのかさっぱりわからない物。ひどいときにはメールの内容と全く異なるSubjectが付いている場合もあります。こんなメールを受け取ったら送信者の品格を疑うし、「本当にこのメールを読んでもらいたいの？」とか「この人は仕事もきっといい加減なんだろうなぁ」とか思ってしまいます。
本文にも件名を記述しよう。
件名（Subject）はメールのヘッダ部分に記載されていますが、このSubjectを記入すると共に、メールの本文にも件名を記入しましょう。メールソフトによってはヘッダ部分のSubjectは表示しない物もありますし、本文だけ見た場合は何のメールかがわからないからです。又、元々件名(Subject)は半角英数字を使う事になっていましたので、今でも件名(Subject)に日本語（全角文字）を使うと文字化けしてしまって読めない場合もあるからです。
メールをプリントアウトする場合、Outlook Expressの場合はSubjectの件名を含めたヘッダ情報を一緒にプリントアウトすることが可能ですが、他のメールソフトの場合はこの限りではありません。
先ほどの宛名同様、「本文にも件名を記述する」ように心がけましょう。
■署名を設定する
電子メールも普通の郵便と同様、差出人がだれなのか明記するのがエチケット。
電子メールではこれを「署名（シグネチャ、メールサイン）」といい、自分の名前やメールアドレスなどが入った定型の短い文を文末に付けるのが一般的です。
ビジネスの場合は会社名、部署名、電話番号など（但しプライベートの場合は住所や電話番号は入れない方がトラブル防止の為にお奨め。）をいれると後々連絡が取りやすくなりますのでお奨めです。それに署名は、後述のように一度登録すれば、次からは自動的に挿入するようにも設定できます。
署名には送信者を示すこと以外に、「このメールの最後はここまでである」事も示す意味もあります。
逆に言えば、署名が無いと「通信エラーなどでメールの本文が途中で切れてしまったのではないか？」と言う疑問を受信者に与えてしまうことになります。必ず署名を記入するようにしましょう。
なお、署名のスタイルは数行以内でシンプルに、機種依存文字は使わない、などがネチケットとなっています。
■署名の自動挿入の設定
メニューバーから「ツール」＞「オプション」を開き、「署名」タグをクリック。
「署名の設定」を『すべての送信メッセージに署名を追加する』に「レ点」、「作成」ボタンをクリックして「テキスト」にマークし、右隣の『ボックス』に署名を記述。
