アドレス帳を活用する

 メールする相手が増えてくると、相手のアドレスを1つ1つ覚えているのもけっこう大変になってくる。たった1文字違うだけでメールは届かないからアドレスというのは大事なもの。相手のメールアドレスを忘れたり、間違えたりしないためにも、アドレス帳を使うことをお勧めする。

 アドレス帳は、住所録のように相手の名前やメールアドレス、住所や電話番号などを記入しておくことができるもので、アドレス帳から選択するだけで宛先に設定できる便利なもの。また、グループを登録できるアドレス帳なら、サークルなどのメンバーにまとめてメールを送りたいときにはグループを宛先に指定するだけで全員に送信することができる。

 


アドレス帳への登録

アドレス帳を開いてみよう。ここではツールバーから起動する方法を紹介しておくが、メニューから[ツール(T)−アドレス帳(B)...]で起動する方法や、ショートカットキー[Shift + Ctrl + B]で起動する方法もある。
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ツールバーの[新規の連絡先]アイコンをクリックする。
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登録する相手の氏名、メールアドレスを設定し[追加(A)]ボタンをクリックする。
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これで登録は完了だ。

もし、受信したメールの中にアドレス帳に登録したい人から送られてきたメールがあれば、自分でメールアドレスなどを入力しなくても登録することができる。また、その人から届いたメールでなくても、その人を宛先に含んでいるメールがあればそれを利用して登録することもできる。

アドレス帳に登録したい人から来たメールか、その人を宛先に含むメールをダブルクリック
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登録したい人の名前を右クリックし、[アドレス帳に追加]を選択する
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グループ

グループというのは、いくつかのメールアドレスをまとめたもので、グループを作成しておけば、そのメンバーにメールを送りたいときにはグループを宛先に指定するだけでいいのでとても便利。

アドレス帳を起動して、ツールバーの[新規グループ]をクリック。
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[グループ名(G)]にグループ名を入力する。ここは自分でわかりやすい名前を付ければよい。

すでにアドレス帳に登録してある人をグループに入れる場合には[選択(S)]ボタンをクリック(新しく登録する場合は[新規の連絡先(N)]をクリック)。
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ダイアログでグループに加えたい人をクリックして選択し、[選択(T)->]ボタンをクリック(登録する人全てに対して同じ操作を行う)。全員登録できたら[OK]ボタンをクリック。
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元のダイアログに戻り、グループに登録された人が一覧に表示される。間違っていたら訂正(選択し直しや削除など)し、正しければ[OK]ボタンをクリック。

アドレス帳に登録してある個人のアドレスやグループなどを利用すれば、簡単にメールの宛先を入力することができる。方法も簡単だし、正しく設定していれば打ち間違いなどもなくなるので、是非活用しよう!!

宛先欄のアイコンをクリック(またはCC、BCC欄のアイコンでも同様)
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アドレス帳に登録されているアドレス(やグループ)が表示されるので、宛先に設定したい人(グループ)をクリックして選択し、[宛先(T)->]ボタンをクリック(CCやBCCも同様に設定可能)

全ての宛先を設定できたら[OK]ボタンをクリック
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選択したアドレスが宛先などに設定される(ここで表示されるのは、アドレス帳の[表示]のところで設定した名前になる)
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